요즘 회의실에서 벌어지는 일들을 보면 참 재미있습니다. 어제도 팀원들과 2시간 동안 진행한 회의에서 결론은 ‘다음 주에 다시 논의해보자’였죠. 그런데 이게 다를까요? 2023년 한국노동연구원 조사에 따르면 직장인 1인당 월 평균 회의 시간은 35시간인데 실제로 결정된 사항은 전체 논의 내용의 18%에 불과하다고 합니다. 이런 비효율을 해결하려면 오피스타 같은 도구가 필요하다는 생각이 들었어요.
지난달부터 우리 팀은 회의 시간을 기존 대비 40% 줄이기로 했습니다. 화요일 아침 10시, 팀장님이 구글 캘린더에 올린 안건을 보니 ‘Q3 마케팅 예산 조정’과 ‘신제품 출시 타임라인’ 두 가지밖에 없더군요. 15분 전에 미리 공유된 자료를 읽고 들어가서인지 30분 만에 핵심 사항들이 정리됐습니다. 삼성전자가 2022년 도입한 AI 기반 회의 관리 시스템도 비슷한 원리로 작동한다고 하더라구요. 실제로 그들은 회의 효율성 55% 상승과 의사결정 속도 2.3배 향상이라는 결과를 얻었습니다.
개인적으로 가장 만족스러운 부분은 업무 진행 현황을 실시간으로 확인할 수 있다는 점이에요. 지난주에 진행 중이던 프로젝트의 예산 소모율이 120%로 표시되자 바로 재조정 회의를 소집했죠. 시장조사기관 IDC 자료에 의하면 이런 자동 모니터링 기능을 사용하는 기업들의 프로젝트 완료율이 78%에서 92%로 뛰었습니다. 특히 건설업계에서는 현대건설이 BIM 기술과 연동해 공사 기간을 18개월에서 14개월로 단축한 사례가 유명하죠.
“과연 작은 회사에서도 이런 시스템을 운영할 수 있을까?”라고 물어보시는 분들이 있을 겁니다. 제 친구가 다니는 15인 규모의 디자인 스튜디오에선 매월 120만 원짜리 구독 서비스를 사용하고 있는데, 인건비 절감 효과만 연간 3,800만 원이라고 하더라구요. 스타트업 지원재단의 2024년 보고서를 보면 직원 수 20명 미만 기업의 63%가 디지털 협업툴 도입 후 6개월 내에 ROI를 달성했다고 합니다.
회의실 예약 문제로 싸운 적 있으세요? 우리 사무실은 월요일 아침마다 9층 회의실을 차지하기 위한 전쟁이 벌어지곤 했습니다. 그런데 자동 스케줄링 시스템 도입 후 좌석 사용률이 89%에서 97%로 올라갔을 뿐만 아니라 에너지 비용도 22% 절감됐어요. 코엑스에서 열린 스마트오피스 엑스포에서 본 LG전자의 사례도 비슷했는데, 그들은 센서 기술로 공간 활용도를 150%까지 끌어올렸다고 합니다.
메일 폭탄에 시달리던 시절이 생각나네요. 지금은 모든 커뮤니케이션이 플랫폼 안에서 이뤄지다 보니 중요한 정보를 놓치는 경우가 거의 없어졌습니다. 한국Microsoft가 2023년 공개한 자료에 따르면 통합 커뮤니케이션 시스템 사용 기업들의 업무 처리 속도가 평균 1.7배 증가했고, 이메일 교환량은 41% 감소했다고 해요. 특히 금융권에서는 KB국민은행이 고객 응대 시간을 15분에서 7분으로 줄인 게 화제가 되었죠.
가끔 새로운 기술을 도입할 때 발생하는 학습 비용이 걱정되시나요? 우리 팀은 처음 2주 동안 매일 30분씩 교육 세션을 가졌는데, 이게 생각보다 효과적이었습니다. 서울대학교 인간공학 연구팀이 발표한 바에 따르면 디지털 툴 적응 기간을 3일 이상 확보한 조직의 활용도가 89%인 반면, 그렇지 않은 경우는 54%에 그친다고 합니다. 교육 예산을 5%만 투자해도 생산성 향상 효과는 300% 넘게 나온다는 게 통계청 자료에 나와 있더군요.
최근에 가장 인상 깊었던 건 사내 행사 관리 기능이었어요. 연말 파티 준비를 하면서 150명 분의 식사 주문부터 좌석 배치까지 한 번에 처리했는데, 이전보다 시간을 75%나 절약했어요. CJ올리브영의 경우 디지털 이벤트 플랫폼으로 1년에 200회 이상의 행사를 운영하면서 인력 3명으로 업무량을 감당하고 있다고 합니다. 특히 참석자 만족도가 4.8점(5점 만점)으로 크게 상승했다는 후기가 있었죠.
물론 처음부터 모든 게 완벽하지는 않았습니다. 3개월 전 시스템 오류로 인해 회의 자료가 사라진 적이 있었는데, 기술 지원팀이 17분 만에 문제를 해결해준 게 인상적이었어요. 클라우드 보안 전문기업 이스트시큐리티의 자료를 보면 2023년 기준 국내 기업의 82%가 재해 복구 시스템을 도입했으며 평균 복구 시간이 4시간에서 38분으로 단축되었다고 합니다.
이제는 아침 출근길에 스마트폰으로 오늘의 할 일을 확인하는 게 일상이 됐어요. 출장 일정이 자동으로 동기화되고, 중요한 미팅 30분 전에 알림이 오니까 지난달에 비해 업무 계획 준수율이 68%에서 91%로 뛰었습니다. 통신사 SK텔레콤의 사내 데이터에 따르면 직원들의 시간 관리 점수가 100점 만점에 평균 34점에서 82점으로 향상되었다고 하네요. 특히 신입사원들의 적응 기간이 6개월에서 3개월로 줄었다는 게 놀라웠어요.
혹시라도 “기존 방식이 더 편한데 왜 바꿔야 하죠?”라고 반문하시는 분께 드리고 싶은 말씀이 있습니다. 2024년 1분기 기준으로 디지털 전환을 완료한 기업들의 순이익 증가율이 12.7%인 반면, 그렇지 않은 기업들은 3.2%에 머물렀다는 한국경제연구원 발표를 보셨을 겁니다. 세계은행 보고서에 의하면 기술 도입에 소극적인 조직이 5년 내 도태될 확률이 79%에 달한다고 하니, 변화의 속도를 좌우하는 건 결국 우리의 선택이겠죠.